Kako učinkovito upravljati s časom?

Čas. Dan ima 24 ur in v teh 24 ur bi radi “stlačili” največ, kar se da. Odštejmo čas, ki ga investiramo v počitek in spanje ter nam ostane med 16 in 17-urami. V službi preživimo osem ur, če k temu prištejemo še čas potovanja v in iz službe, se čas, ki ga porabimo za službo, povzpne do devetih, morda celo desetih ur. Dnevno. Za “življenje” nam tako ostane med šestimi in osmimi urami na dan. 

Zakaj je upravljanje s časom pomembno?

Upravljanje s časom postaja vse pomembnejše opravilo vsakega posameznika. Zadolžitve na delovnem mestu si je potrebno razporediti na takšen način, da se dela ne nosi domov. 

Doma je potrebno razporejati čas med partnerja, otroke, hišne ljubljenčke, hobije, prijatelje,... Časa hitro zmanjka, na drugi strani pa se povečuje stres. Kdaj bom to, kako bom to, a imam še kaj časa za to,... To so le nekatera izmed vprašanj, ki si jih marsikdo od nas zastavlja vsakodnevno. Nekateri najdejo odgovore, nekateri jih iščejo kar nekaj časa, a jih tudi najdejo. 

Nekateri pa na odgovore čakajo predolgo. A ni potrebe po tem, lastniki našega časa smo mi sami. Sami si ga moramo razporejati.

 

Ali menite, da ste pri upravljanju časa učinkoviti?

Ne gre za nekaj novega

“Znanost” razporejanja časa ni nekaj novega, o njej so filozofirali že stari Rimljani, v srednjem veku se o tem kaj dosti ni razmišljalo, ponovno pa se je več pozornosti upravljanju s časom začelo posvečati ob koncu 19. stoletja. Rimski filozof Seneka je šel celo tako daleč, da - če ga parafraziram - s časom moramo znati upravljati, saj nam bo dobro upravljanje s časom omogočilo več poležavanja na plaži in filozofiranja o ključnih življenjskih vprašanjih. Na prehodu v 20. stoletje pa so se seveda vzgibi za učinkovitejše upravljanje s časom pojavili s strani kapitalistične logike. Nezadovoljni s količino opravljenega dela, so se pri jeklarskem podjetju v ZDA odločili, da Fredericka W. Taylorja pooblastijo za optimizacijo dela. Takrat se je večina dela še opravila ročno in Taylorja je zanimalo, če bi delavci v jeklarni lahko naredili več v istem času, če bi bili za to nagrajeni. 

Odgovor je bil da, ampak eksperiment ni bil najbolj pošten do delavcev. Ti so pokazali koliko lahko naredijo v dveh urah za višje plačilo, Taylor je na podlagi tega izračunal koliko ton jekla mora vsak delavec preložiti vsak dan in postavil nove norme. Višjega plačila, razen za tisti dve uri, seveda ni bilo. 

Kako biti lastnik svojega časa?

“Fast forward” v digitalno dobo. Napovedi John M. Keynesa iz leta 1930 o 15-urnem delavniku (na teden) do leta 2030 se najverjetneje ne bodo uresničile. A to ne pomeni, da si ne smemo sami odrejati, kako bomo zapravili svoj čas. Oziroma, kako in kam ga bomo investirali.

Napotkov za upravljanje s časom je kar nekaj, a kar je morda najbolj pomembno je to, da se tisti, ki se boste tega lotili prvič, ne zadate preveč dela že na samem začetku. Tudi tukaj, tako kot marsikje drugje, velja pravilo, da je manj več. Nekateri avtorji ponujajo tri navodila, drugi osem, tretji deset, spet drugi 20, a naj velja pravilo, da nam naj bodo ta “orodja” v oporo in pomoč, ne pa ovira na naši poti. 

Kako in kje začeti? 

Cilje si je potrebno postaviti na pravilen način: ne smejo biti previsoki ali nedosegljivi, a ne prenizki, ker bi lahko negativno vplivali na motivacijo

• Potrebno si je najti primeren in na kožo pisan sistem upravljanja s časom - nekaj, kar deluje pri osebi A, zelo verjetno osebi B ne bo pomagalo.
• Spremljajte za kaj in kako porabite svoj čas, in delajte to sedem dni zapored.
• Jutra namenite najpomembnejšim in najbolj kompleksnim opravilom.
• Držite se pravila 80-20 (Paretov princip).
• “Vtisnite” ključne navade v svoje življenje.
• Eliminirajte ali vsaj zmanjšajte količino časa, ki ga porabite za slabe navade.

Nadaljevati pa je možno (potrebno) s sledečimi koraki:

• jemljite si redne premore med delom,
• meditacija in/ali telesna aktivnost pomaga,
• ob koncu delovnega dne si sestavite “to do” seznam za naslednji dan,
• ko se vam zdi, da ne gre nič po načrtih, poiščite inspiracijo,
• mentor vam lahko pomaga v težje obvladljivih položajih,
• ugasnite nepotrebne in moteče “opomnike” aplikacij na vašem telefonu,
• organizirajte se.

Predvsem se pa velja držati napotka, da ko začnete nekaj delati, ne obupajte prehitro. Rezultati ne bodo vidni po vsega nekaj dneh, potrebno je vztrajati. Kmalu sploh ne boste več opazili, da nekaj delate, ker bo to postalo vaša vsakodnevna rutina. Pomagali pa boste lahko tudi sodelavcem in poslovnim partnerjem, ljudem, s katerimi delate. 

Nekaj iz resničnega življenja

Že pred nekaj časa sem prisostvoval sestanku med enim izmed naših klientov in našo razvijalko. Klient je iz osrednjega dela ZDA, kar pomeni osem ur časovne razlike. Bil naj bi krajši sestanek, približno 15 minut, kjer bi se “predelalo”, kaj je bilo narejeno v tem tednu in kaj se bo še naredilo v preostalih dneh tedna.

Sestanki bodo bolj učinkoviti, če si vnaprej pripravimo agendo ter z njo seznanimo vse vpletene.

Hitro je postalo vidno, da je bil klientov projektni vodja popolnoma nepripravljen na sestanek. Odgovore na vprašanje naše razvijalke je poskušal poiskati pri svojem direktorju razvoja, ki pa v tistem času ni bil na voljo. In 15 minut se je razvleklo na 45 minut, pri čemer razvijalka ni dobila nobenih odgovorov na svoja vprašanja, prav tako pa ni bilo jasno, v kateri smeri želi nadaljevati klient. Midva na tej strani Atlantika bi si seveda želela čim prej domov, sa je ura že odbila pet popoldne, klient pa je še zmeraj vztrajal, da bo poskušal poiskati odgovore znotraj svojega podjetja.

Bi se dalo takšnemu brezplodnemu sestanku izogniti? Da. Kako? Z vnaprej pripravljeno agendo o čem bo govora, kar pomeni, da se bosta na sestanek lahko pripravila oba sogovornika. Na sestanku “pokrijemo” vnaprej določene teme in po koncu sestanka sogovornika v prijaznem elektronskem sporočilu “opomnimo”, kaj je bilo dogovorjenega in kakšne so odgovornosti in naloge obeh. Ljudje cenijo, če “privarčujejo” pol ure.

Verjetno se vsi strinjamo, da je čas zelo pomembna kategorija, kako bomo preživljali svoje dneve pa je neločljivo povezano s počutjem nas samih in vseh tistih, s katerimi smo v interakciji. Gre za preveč dragoceno “dobrino”, da bi se ji lahko odpovedovali zaradi kakršnegakoli razloga. 

Pomemben pa je tudi prosti čas, ki je namenjen regeneraciji in nabiranju novih moči. V Agiledropu se tega zavedamo, zato pri nas nadur ne poznamo in proste popoldneve izkoristimo za druženje s prijatelji, družino ali pa za hobije. Preveri še ostale ugodnosti, ki jih imajo naši zaposleni!